Группы доступа предназначены для настройки прав и ограничений прав доступа конкретным пользователям и группам пользователей системы.
Набор прав и возможности по их ограничению определяются заданным профилем групп доступа. Например, группа доступа "Менеджеры по продажам ПО делового назначения" с пользователями Иванов и Петров может ссылаться на профиль "Менеджер по продажам", в котором предусмотрена возможность ограничения по виду доступа "Виды номенклатуры". Тогда если по этому виду доступа для всех значений указать вариант "Запрещены", а в список добавить вид номенклатуры "ПО делового назначения", то Иванову и Петрову будут доступны только те данные и операции, которые связаны с ПО делового назначения.
Рекомендуется задавать наименования групп таким образом, чтобы название отражало как суть профиля, так и смысл ограничений, заданных в группе.
В состав группы доступа могут быть включены как отдельные пользователи, так и группы пользователей. В случае большого количества пользователей, участвующих сразу в нескольких группах доступа, рекомендуется объединять их в группы пользователей. Включение таких групп пользователей в группы доступа позволит избежать рутинного пересмотра состава пользователей в нескольких группах доступа.
Состав ролей пользователя информационной базы определяется системой автоматически, исходя из того, в какие группы доступа он входит явно или косвенно (посредством групп пользователей), и обновляется каждый раз при изменении состава группы доступа или состава группы пользователей. Не рекомендуется изменять состав ролей пользователей каким-либо другим способ (например, с помощью Конфигуратора), т.к. в этом случае состав ролей будет восстановлен при очередной записи группы доступа.
Для целей администрирования системы предусмотрена предопределенная группа доступа Администраторы с профилем Администратор. При добавлении пользователя в эту группу ему автоматически устанавливается роль Полные права. При этом если в системе имеются другие пользователи с этой ролью, которые не входят в группу Администраторы, то у таких пользователей роль Полные права будет снята.