Справочник "Исходящие документы" служит для учета официальной корреспонденции, которую Ваша организация отправляет внешним адресатам.

К каждому исходящему документу можно присоединить один или несколько файлов. Учет файлов возможен, если настройка программы "Использовать файлы у исходящих документов" установлена.

Для документа следует задать: 

• получателя (корреспондента, для которого предназначен документ). 
• адресат - контактное лицо;
• руководителя (пользователя), подписавшего документ;
• пользователя, подготовившего документ;
• подразделение, которое выпускает документ;
• срок ответа (если требуется) - показывается, если настройка программы "Использовать срок ответа" установлена;
• флажок "Отправлен" устанавливается, если документ уже отправлен, также устанавливается дата отправки;
• способ отправки документа;
• гриф доступа - если установлена настройка программы "Использовать грифы доступа", то входящему документу нужно обязательно присвоить гриф доступа, выбрав его из числа заранее настроенных администратором грифов. Гриф определяет права доступа пользователей к входящему документу;
• вид документа - показывается, если настройка программы "Использовать виды исходящих документов" установлена;
• состояние документа - показывается, если настройка программы "Использовать состояние документов" установлена;
• организацию - в случае ведения документооборота для нескольких организаций (показывается, если настройка программы "Использовать учет по организациям" установлена);
• в поле "Краткое содержание" (ниже поля "Наименование") записывается текст, поясняющий цель отправки документа;

Документ может нумероваться вручную или автоматически (в зависимости от настроек вида документа).
Если задана автоматическая нумерация, то для того, чтобы присвоить регистрационный номер необходимо нажать кнопку "Зарегистрировать".
Если задана ручная нумерация, то достаточно заполнить поля "Регистрационный номер" и "Дата регистрации" и записать документ.

Если настройка программы "Использовать электронно цифровые подписи" включена, то в карточке документа добавляются группа команд "ЭЦП" (содержит команду "Подписать", с помощью которой выполняется удостоверение документа электронной подписью) и закладка "ЭЦП", в которой редактируются и проверяются электронно цифровые подписи.
Если документ подписан, то его редактирование невозможно. Для редактирования нужно сначала удалить все подписи. Текущий пользователь может удалять только свои подписи. Право удаления всех подписей принадлежит администратору.
Подпись можно сохранить в файл (например, для пересылки по электронной почте), а также посмотреть сертификат подписи.